E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland ab dem 01.01.2025 – Was Unternehmen wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für alle Unternehmen die Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu senden. Diese Maßnahme betrifft sowohl Unternehmen, die Dienstleistungen oder Waren an öffentliche Stellen liefern, als auch Subunternehmer, die in öffentlichen Ausschreibungen tätig sind. Die Rechnungen müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermittelt werden, wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.

Was ist eine E-Rechnung?

Im Gegensatz zu klassischen Papier- oder PDF-Rechnungen sind E-Rechnungen in einem digitalen, maschinenlesbaren Format verfasst, das die automatische Verarbeitung von Rechnungsdaten ermöglicht. Dies erleichtert den gesamten

Rechnungsprozess und erhöht die Effizienz. In Deutschland werden speziell die Formate XRechnung und ZUGFeRD verwendet, die sicherstellen, dass alle notwendigen Daten standardisiert übermittelt werden.

Warum wird die E-Rechnung eingeführt?

Die E-Rechnungs-Pflicht verfolgt mehrere Ziele:

1. Effizienzsteigerung: Die digitale Verarbeitung von Rechnungen spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
2. Kostenreduktion: Unternehmen sparen durch den Wegfall von Papier und manuellem Aufwand Kosten.
3. Umweltfreundlichkeit: Durch den Verzicht auf Papier wird die Umwelt geschont.
4. Betrugsbekämpfung: Digitale Rechnungen bieten mehr Transparenz und verringern das Risiko von Steuerbetrug und Fehlern.

Wer ist betroffen?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, die Rechnungen an den öffentlichen Sektor senden, diese in elektronischem Format übermitteln. Dies betrifft:

• Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Auftraggeber liefern
• Subunternehmen von öffentlichen Aufträgen
• Firmen, die Aufträge über öffentliche Plattformen abwickeln

Private Unternehmen, die keine Rechnungen an öffentliche Stellen ausstellen, sind vorerst nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu nutzen. In der Zukunft könnten jedoch auch privatwirtschaftliche Unternehmen von dieser Regelung betroffen sein.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Die Einführung der E-Rechnung stellt viele Unternehmen vor eine Umstellung. Es müssen einige wichtige Schritte unternommen werden:

1. Anpassung der Software: Die verwendete Buchhaltungssoftware muss in der Lage sein, Rechnungen im entsprechenden digitalen Format zu erstellen. Viele Softwareanbieter haben bereits Funktionen zur Unterstützung der E-Rechnung integriert.
2. Mitarbeiterschulung: Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter in der Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen geschult werden.
3. Überprüfung der Rechnungsformate: Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Rechnungen alle erforderlichen Daten und das richtige Format enthalten.
4. Integration in den Geschäftsprozess: Die E-Rechnung sollte vollständig in den Rechnungs- und Buchhaltungsprozess integriert werden, um eine automatische Erstellung und Übermittlung zu ermöglichen.

Fazit

Die E-Rechnungs-Pflicht, die ab dem 1. Januar 2025 gilt, stellt eine bedeutende Veränderung für Unternehmen dar, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten. Die Umstellung auf digitale Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie eine erhöhte Effizienz, Kostensenkungen und eine bessere Transparenz. Es ist daher ratsam, sich frühzeitig auf diese Veränderungen vorzubereiten, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren.